8 tháng 7, 2026 12 phút đọc

Cách đặt lịch họp giữa các múi giờ

Để đặt lịch họp giữa các múi giờ, hãy đổi giờ làm việc của mọi người sang UTC, tìm khoảng thời gian trùng nhau, chọn một giờ trong khoảng đó và ghi rõ giờ địa phương của từng người trong lời mời. Nếu không có giờ trùng nhau, hãy luân phiên người phải họp sớm hoặc muộn, hoặc chuyển sang bàn giao bằng văn bản.

Bắt đầu từ giờ làm việc chung

Giờ làm việc chung là khoảng thời gian tất cả người tham dự đều đang trong ngày làm việc bình thường. Chỉ trong khoảng này không ai phải dành buổi tối hoặc đặt báo thức sớm để họp, vì vậy hãy tìm khoảng đó trước khi xem lịch của từng người.

Nếu hai bên có cùng giờ làm việc, phép tính rất đơn giản: giờ làm việc chung = số giờ làm việc trong ngày trừ chênh lệch múi giờ. Với ngày làm việc từ 09:00 đến 17:00 (8 giờ), New York và London lệch nhau 5 giờ nên có 3 giờ chung. New York và Berlin lệch nhau 6 giờ nên có 2 giờ chung. San Francisco và London lệch nhau 8 giờ nên không có giờ chung.

Quy đổi sang UTC, ví dụ New York và London vào một ngày tháng 1 như sau. New York ở UTC-5, nên khoảng 09:00 đến 17:00 tại đây tương ứng 14:00 đến 22:00 UTC. London ở UTC+0, nên ngày làm việc là 09:00 đến 17:00 UTC. Hai khoảng trùng nhau từ 14:00 đến 17:00 UTC, tức 09:00 đến 12:00 ở New York và 14:00 đến 17:00 ở London.

Cách thực hiện trong năm bước

1. Liệt kê thành phố thay vì tên múi giờ. Tên “giờ Thái Bình Dương” không cho biết một người ở Los Angeles hay Vancouver, trong khi quy tắc giờ của hai nơi này không còn giống nhau (xem bên dưới). Mỗi thành phố tương ứng với một múi giờ IANA, chẳng hạn America/New_York, cùng toàn bộ lịch sử đổi giờ của múi giờ đó.
2. Đổi giờ của từng thành phố sang UTC theo ngày họp. Dùng độ lệch so với UTC vào ngày đó, không phải hôm nay. Công cụ Đổi múi giờ tính theo từng ngày, nên cuộc họp vào tháng 11 được kiểm tra theo độ lệch của tháng 11.
3. Ghi giờ làm việc của từng người theo UTC. Hãy hỏi giờ làm thực tế. Một phụ huynh ở Bengaluru kết thúc lúc 18:00 và một lập trình viên ở Berlin bắt đầu lúc 10:00 có thể làm thay đổi kết quả nhiều hơn cả độ lệch so với UTC.
4. Chọn khung giờ. Ưu tiên giữa khoảng giờ làm việc chung thay vì hai đầu, vì cuộc họp lúc 08:55 hoặc 17:55 của một người dễ lấn sang thời gian cá nhân.
5. Ghi giờ địa phương của người tham dự trong lời mời. Đặt giờ UTC và giờ địa phương của hai hoặc ba nơi trong tiêu đề hoặc dòng đầu: “Lập kế hoạch, 15:00 UTC (11:00 New York, 16:00 London, 20:30 Bengaluru)”. Ứng dụng lịch tự chuyển đổi, nhưng dòng này giúp người đặt sai múi giờ trong lịch nhận ra lỗi.

Để viết giờ rõ ràng, tránh đọc nhầm, hãy xem cách viết giờ kèm múi giờ. Nếu muốn hiển thị thêm một múi giờ trong lịch của mình, hãy xem cách hiển thị hai múi giờ trong lịch.

Khung giờ chung của các cặp địa điểm thường gặp

Bảng dùng giờ làm việc từ 09:00 đến 17:00 ở cả hai nơi và độ lệch được đối chiếu với cơ sở dữ liệu tz của IANA (tzdata 2026c). “Mở rộng” là khoảng giờ chung nếu cả hai bên bắt đầu lúc 08:00 và kết thúc lúc 18:00, điều mà nhiều nhóm làm việc phân tán chấp nhận vài lần mỗi tuần.

Sydney đi trước một ngày, nên buổi chiều thứ Ba ở San Francisco là buổi sáng thứ Tư ở Sydney. Bengaluru dùng UTC+5:30 quanh năm, vì vậy chênh lệch với New York thay đổi một giờ, còn chênh lệch giữa London và New York thì không. Để tìm hiểu chi tiết về Hoa Kỳ và Ấn Độ, kể cả trường hợp điều chỉnh giờ làm việc ở Ấn Độ, hãy xem giờ họp cho các nhóm ở Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và Ấn Độ. Hai cặp địa điểm khác có hướng dẫn riêng: họp giữa Hoa Kỳ và châu Âu và họp giữa châu Âu và Ấn Độ.

Hãy kiểm tra giờ hiện tại trước khi chốt lịch: New York, London, Berlin, Bengaluru, Singapore, San Francisco và Sydney đều hiển thị độ lệch so với UTC hiện tại và lần đổi giờ tiếp theo.

Những tuần đổi giờ mùa hè làm lệch lịch họp định kỳ

Hoa Kỳ và châu Âu đều áp dụng giờ mùa hè nhưng không đổi giờ cùng ngày. Hoa Kỳ chỉnh đồng hồ nhanh lên vào Chủ nhật thứ hai của tháng 3 và lùi đồng hồ vào Chủ nhật đầu tiên của tháng 11 (15 U.S.C. 260a). EU và Vương quốc Anh đổi giờ vào Chủ nhật cuối cùng của tháng 3 và Chủ nhật cuối cùng của tháng 10, đồng loạt lúc 01:00 UTC.

Cuộc gọi hằng tuần do một người ở New York đặt lúc 10:00 vẫn diễn ra lúc 10:00 tại New York, nên trong những tuần đó giờ ở London là 14:00 thay vì 15:00. Lịch chuyển đổi đúng, nhưng người đã nhớ là “cuộc gọi lúc 15:00” có thể không nhận ra. Hãy gửi một dòng nhắc nhở vào thứ Sáu trước mỗi lần đổi giờ.

Nam bán cầu đổi giờ theo chiều ngược lại. Sydney chỉnh đồng hồ nhanh lên vào Chủ nhật đầu tiên của tháng 10 và lùi đồng hồ vào Chủ nhật đầu tiên của tháng 4, nên chênh lệch giữa San Francisco và Sydney lần lượt qua các mức 19, 18 và 17 giờ trong năm. Ấn Độ, Trung Quốc, Nhật Bản và Singapore không đổi giờ, vì vậy chênh lệch với các nơi này thay đổi mỗi khi phía bên kia đổi giờ.

Canada có thêm một trường hợp mới trong năm nay. British Columbia và Alberta đã áp dụng quanh năm độ lệch so với UTC của giờ mùa hè, nên Vancouver giữ UTC-7 và Calgary giữ UTC-6 khi Hoa Kỳ lùi đồng hồ vào ngày 1 tháng 11 năm 2026. Từ đó, vào mùa đông Vancouver nhanh hơn Seattle và San Francisco một giờ và chỉ chậm hơn Toronto hai giờ. Các cuộc họp định kỳ đặt theo giờ Vancouver sẽ lệch một giờ đối với đồng nghiệp ở Hoa Kỳ từ tháng 11 đến tháng 3.

Luân phiên khung giờ bất tiện

Một số nhóm không có khung giờ công bằng cho tất cả. Vào tháng 7, San Francisco, London và Singapore lần lượt ở UTC-7, UTC+1 và UTC+8, cách nhau tổng cộng 15 giờ, nên luôn có người chịu bất tiện. Cách giải quyết là luân phiên người chịu bất tiện.

Hãy luân phiên theo tuần hoặc tháng và công bố lịch để không ai phải hỏi. Trên thực tế, nhiều nhóm bỏ khung giờ bất tiện nhất (01:00 không phải giờ họp phù hợp), luân phiên hai khung còn lại và để khu vực thứ ba xem bản ghi.

Ngày làm việc trong tuần cũng khác nhau. Từ ngày 1 tháng 1 năm 2022, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất chuyển tuần làm việc của liên bang sang thứ Hai đến thứ Sáu, với ngày thứ Sáu ngắn và cuối tuần vào thứ Bảy, Chủ nhật. Tại Israel, hầu hết văn phòng làm việc từ Chủ nhật đến thứ Năm. Họp với Tel Aviv vào thứ Hai thì phù hợp, nhưng chiều thứ Sáu thì không. Cuộc gọi cập nhật vào Chủ nhật diễn ra trong ngày làm việc bình thường ở đó nhưng lại rơi vào ngày nghỉ ở Dubai.

Khi không có giờ làm việc chung

Nếu ngay cả khung giờ mở rộng cũng không có giờ chung hoặc chỉ một bên luôn phải chịu bất tiện, đừng cố tổ chức cuộc gọi. Sổ tay của một công ty làm việc hoàn toàn từ xa khuyên cân nhắc phương án không đồng bộ trước khi đặt lịch họp, xem múi giờ của từng người khi cần họp và ghi lại các cuộc họp nhóm xuyên múi giờ để người khác theo dõi sau. Đây là cách làm hợp lý cho mọi nhóm.

• Bàn giao bằng văn bản. Mỗi khu vực kết thúc ngày làm việc bằng một ghi chú ngắn: những gì đã thay đổi, việc gì đang bị vướng và khu vực tiếp theo cần tiếp nhận việc gì.
• Ghi hình cập nhật. Một bản ghi màn hình dài năm phút thay thế cuộc họp cập nhật và có thể xem bất cứ lúc nào.
• Bàn giao theo mặt trời. Các nhóm hỗ trợ và vận hành ở ba khu vực cách nhau khoảng tám giờ (ví dụ châu Mỹ, châu Âu, châu Á và Thái Bình Dương) bàn giao công việc còn dang dở cho khu vực tiếp theo khi kết thúc ngày làm việc, để các yêu cầu tiếp tục được xử lý suốt ngày đêm.
• Một cuộc họp trực tiếp mỗi tháng. Duy trì một cuộc gọi có giờ luân phiên cho những quyết định cần trao đổi trực tiếp.

Công cụ hỗ trợ tính giờ

Công cụ Đổi múi giờ chuyển một ngày và giờ sang giờ địa phương của từng người tham dự, đồng thời tính đến các lần đổi giờ vào ngày đó. Giờ thế giới đặt giờ các thành phố của nhóm cạnh nhau, giúp bạn nhanh chóng xem một nơi có đang ở giờ phù hợp trước khi gửi tin nhắn. Hầu hết ứng dụng lịch cũng có thể hiển thị múi giờ thứ hai trong chế độ xem tuần.

Với cuộc họp định kỳ tiếp theo, hãy nhập các thành phố của người tham dự vào công cụ đổi múi giờ, chọn một ngày trong tuần cuối của tháng 10 và xác nhận khung giờ vẫn nằm trong ngày làm việc của mọi người.

Câu hỏi thường gặp