8. Juli 2026 10 Min. Lesezeit

Meetings über Zeitzonen hinweg planen

Rechnen Sie für ein Meeting über Zeitzonen hinweg die Arbeitszeiten aller Beteiligten in UTC um und suchen Sie die gemeinsame Zeitspanne. Wählen Sie darin einen Termin und nennen Sie in der Einladung die jeweilige Ortszeit. Gibt es keine Überschneidung, wechseln Sie sich mit frühen oder späten Terminen ab oder übergeben Sie Aufgaben schriftlich.

Beginnen Sie mit der gemeinsamen Arbeitszeit

Die gemeinsame Arbeitszeit umfasst die Stunden, in denen alle Teilnehmenden regulär arbeiten. Nur in dieser Zeit kostet das Meeting niemanden einen Abend oder einen besonders frühen Wecker. Ermitteln Sie sie, bevor Sie in die Kalender schauen.

Wenn beide Seiten gleich lange arbeiten, ist die Rechnung einfach: gemeinsame Arbeitszeit = Länge des Arbeitstags minus Zeitunterschied. Bei einem Arbeitstag von 09:00 bis 17:00 Uhr (8 Stunden) haben New York und London mit 5 Stunden Zeitunterschied 3 Stunden gemeinsam. New York und Berlin haben bei 6 Stunden Unterschied 2 Stunden gemeinsam. San Francisco und London haben bei 8 Stunden Unterschied keine gemeinsame Arbeitszeit.

In UTC sieht das Beispiel New York und London an einem Januartag so aus: New York liegt bei UTC-5, dort entsprechen 09:00 bis 17:00 Uhr also 14:00 bis 22:00 Uhr UTC. London liegt bei UTC+0, der Arbeitstag dauert dort von 09:00 bis 17:00 Uhr UTC. Die Zeitspannen überschneiden sich von 14:00 bis 17:00 Uhr UTC. Das entspricht 09:00 bis 12:00 Uhr in New York und 14:00 bis 17:00 Uhr in London.

Eine Methode in fünf Schritten

1. Notieren Sie die Städte statt der Zeitzonennamen. „Pazifische Zeit“ lässt offen, ob jemand in Los Angeles oder Vancouver sitzt. Die beiden Orte haben inzwischen unterschiedliche Zeitregeln (siehe unten). Jeder Stadt ist eine IANA-Zeitzone wie America/New_York mit ihrer vollständigen Geschichte der Zeitumstellungen zugeordnet.
2. Rechnen Sie für das Datum des Meetings jede Ortszeit in UTC um. Verwenden Sie den UTC-Offset an diesem Datum, nicht den heutigen. Der Zeitzonenumrechner berücksichtigt das jeweilige Datum, sodass ein Meeting im November anhand der November-Offsets geprüft wird.
3. Tragen Sie die Arbeitszeiten aller Personen in UTC ein. Fragen Sie nach den tatsächlichen Zeiten. Ein Elternteil in Bengaluru, das um 18:00 Uhr aufhört, und eine Entwicklerperson in Berlin, die um 10:00 Uhr anfängt, beeinflussen das Ergebnis stärker als die Offsets.
4. Wählen Sie das Zeitfenster. Bevorzugen Sie die Mitte der Überschneidung. Ein Termin um 08:55 oder 17:55 Uhr ragt leicht in die persönliche Zeit hinein.
5. Nennen Sie in der Einladung die Ortszeiten der Teilnehmenden. Schreiben Sie die UTC-Zeit und zwei oder drei Ortszeiten in den Titel oder die erste Zeile: „Planung, 15:00 Uhr UTC (11:00 Uhr New York, 16:00 Uhr London, 20:30 Uhr Bengaluru)“. Kalender-Apps rechnen automatisch um. Die ausgeschriebene Zeile hilft jedoch, eine falsch eingestellte Kalenderzeitzone zu erkennen.

Wie Sie Uhrzeiten eindeutig angeben, lesen Sie unter Uhrzeiten mit Zeitzonen schreiben. Wenn Sie eine zweite Zeitzone im eigenen Kalender anzeigen möchten, hilft Ihnen zwei Zeitzonen im Kalender anzeigen bei den Einstellungen.

Häufige Städtekombinationen und ihre Zeitfenster

Die Tabelle geht auf beiden Seiten von einem Arbeitstag von 09:00 bis 17:00 Uhr aus. Die Offsets wurden anhand der tz-Datenbank (tzdata 2026c) geprüft. „Erweitert“ bezeichnet das Zeitfenster, wenn beide Seiten um 08:00 Uhr beginnen und um 18:00 Uhr aufhören. Viele verteilte Teams akzeptieren dies einige Male pro Woche.

Sydney ist einen Tag voraus: Ein Dienstagnachmittag in San Francisco ist in Sydney bereits Mittwochmorgen. Bengaluru liegt das ganze Jahr bei UTC+5:30. Deshalb ändert sich der Zeitunterschied zu New York um eine Stunde, während sich der zu London nicht ändert. Einzelheiten zu den USA und Indien einschließlich verschobener Arbeitszeiten in Indien finden Sie unter Meetingzeiten für Teams in den USA, Großbritannien und Indien. Zwei weitere Kombinationen behandeln die Ratgeber zu Meetings zwischen den USA und Europa und zu Meetings zwischen Europa und Indien.

Prüfen Sie vor der Festlegung die aktuellen Uhrzeiten: New York, London, Berlin, Bengaluru, Singapur, San Francisco und Sydney zeigen jeweils den aktuellen Offset und die nächste Zeitumstellung.

Zeitumstellungen und wiederkehrende Meetings

In den USA und Europa gilt Sommerzeit, aber die Uhren werden nicht an denselben Tagen umgestellt. In den USA werden sie am zweiten Sonntag im März vorgestellt und am ersten Sonntag im November zurückgestellt (15 U.S.C. 260a). In der EU und im Vereinigten Königreich erfolgt die Umstellung am letzten Sonntag im März und am letzten Sonntag im Oktober, überall gleichzeitig um 01:00 Uhr UTC.

Ein wöchentlicher Anruf, den eine Person in New York für 10:00 Uhr angesetzt hat, bleibt dort um 10:00 Uhr. In London findet er in diesen Wochen daher um 14:00 statt um 15:00 Uhr statt. Kalender berücksichtigen das korrekt, Menschen mit einem eingeprägten „Termin um 15:00 Uhr“ dagegen nicht unbedingt. Senden Sie am Freitag vor jeder Umstellung eine kurze Erinnerung.

Auf der Südhalbkugel laufen die Umstellungen umgekehrt. In Sydney werden die Uhren am ersten Sonntag im Oktober vorgestellt und am ersten Sonntag im April zurückgestellt. Der Unterschied zwischen San Francisco und Sydney beträgt im Jahresverlauf 19, 18 oder 17 Stunden. Indien, China, Japan und Singapur stellen ihre Uhren nicht um. Der Unterschied zu diesen Orten ändert sich daher immer dann, wenn die andere Seite umstellt.

In Kanada kommt dieses Jahr ein neuer Fall hinzu. British Columbia und Alberta haben ganzjährig die Zeit ihres Sommerzeit-Offsets eingeführt. Vancouver bleibt daher bei UTC-7 und Calgary bei UTC-6, wenn die USA am 1. November 2026 die Uhren zurückstellen. Ab dann ist Vancouver im Winter Seattle und San Francisco eine Stunde voraus und liegt nur zwei Stunden hinter Toronto. Wiederkehrende Meetings nach Vancouver-Zeit erscheinen Kolleginnen und Kollegen in den USA von November bis März um eine Stunde verschoben.

Ungünstige Termine abwechselnd verteilen

Für manche Teams gibt es keinen für alle günstigen Termin. San Francisco, London und Singapur liegen im Juli bei UTC-7, UTC+1 und UTC+8, also 15 Stunden auseinander. Jemand muss daher immer zurückstecken. Wechseln Sie sich damit ab.

Wechseln Sie wöchentlich oder monatlich und veröffentlichen Sie den Plan, damit niemand nachfragen muss. In der Praxis streichen viele Teams den ungünstigsten Termin, denn 01:00 Uhr ist keine geeignete Meetingzeit. Sie wechseln zwischen den beiden anderen und stellen der dritten Region eine Aufzeichnung zur Verfügung.

Auch die Arbeitstage unterscheiden sich. In den Vereinigten Arabischen Emiraten gilt für Bundesbehörden seit dem 1. Januar 2022 eine Arbeitswoche von Montag bis Freitag, mit einem kurzen Freitag und einem Wochenende am Samstag und Sonntag. In Israel arbeiten die meisten Büros von Sonntag bis Donnerstag. Ein Meeting mit Tel Aviv am Montag passt also, eines am Freitagnachmittag nicht. Ein Statusgespräch am Sonntag fällt dort auf einen normalen Arbeitstag, in Dubai dagegen auf einen freien Tag.

Wenn sich die Arbeitszeiten nicht überschneiden

Wenn auch das erweiterte Zeitfenster leer ist oder immer dieselbe Seite zurückstecken muss, erzwingen Sie keinen Anruf. Das Handbuch eines vollständig dezentralen Unternehmens empfiehlt, vor der Buchung eines Meetings eine asynchrone Alternative zu prüfen, bei einem nötigen Meeting die Zeitzonen aller Teilnehmenden zu berücksichtigen und Gruppenmeetings über Zeitzonen hinweg aufzuzeichnen, damit andere sie später verfolgen können. Das ist eine sinnvolle Grundregel für jedes Team.

• Schriftliche Übergaben. Jede Region beendet ihren Tag mit einer kurzen Notiz: Was hat sich geändert, was ist blockiert und was soll die nächste Region übernehmen?
• Aufgezeichnete Updates. Eine fünfminütige Bildschirmaufzeichnung ersetzt ein Statusmeeting und lässt sich jederzeit ansehen.
• Der Sonne folgen. Support- und Betriebsteams in drei Regionen mit jeweils etwa acht Stunden Zeitunterschied, zum Beispiel Amerika, Europa und Asien-Pazifik, übergeben offene Aufgaben am Ende ihres Arbeitstags an die nächste Region. So werden Tickets rund um die Uhr bearbeitet.
• Ein Live-Meeting pro Monat. Behalten Sie einen Termin mit wechselnder Uhrzeit für Entscheidungen bei, die ein Gespräch erfordern.

Werkzeuge für die Umrechnung

Der Zeitzonenumrechner rechnet ein Datum und eine Uhrzeit in die Ortszeit aller Teilnehmenden um und berücksichtigt die Zeitumstellungen an diesem Datum. Die Weltzeituhr zeigt die Städte Ihres Teams nebeneinander. So sehen Sie schnell, ob es dort eine passende Uhrzeit ist, bevor Sie eine Nachricht senden. Die meisten Kalender-Apps können auch eine zweite Zeitzone in der Wochenansicht anzeigen.

Geben Sie für Ihr nächstes wiederkehrendes Meeting die Städte der Teilnehmenden und ein Datum in der letzten Oktoberwoche in den Umrechner ein. Prüfen Sie, ob der Termin weiterhin in den Arbeitstag aller Beteiligten fällt.

Häufige Fragen